KI-Challenge Ergebnisse
Intelligente, nachhaltige Veranstaltungen sind ein entscheidender Schritt in Richtung zukunftsfähiger Eventkultur.
Von smartem Energie- und Abfallmanagement über eine digitale Event-Plattform bis hin zu nachhaltiger Mobilität: Die vielfältigen Ansätze zeigen, wie kreative Konzepte zu einer grüneren Eventbranche beitragen können.
Smart-Eco Events
Unsere Eventpartner:innen
Die KI-Allianz Baden-Württemberg eG und das Fraunhofer IOSB veranstalten Smart Eco-Events in Kooperation mit karlsruhe.digital und der Wirtschaftsförderung Ettlingen.
Die genannten Akteur:innen waren ebenfalls Teil des Beirats für die KI-Challenge Karlsruhe.
Unsere Beiratsmitglieder
Das KI-Challenge-Thema unserer Region
Die Veranstaltungsbranche ist ein wesentlicher Wirtschaftsfaktor für die Region Karlsruhe. Für die Organisation und Gewinnung zukünftiger Veranstaltungen (Events) wie z.B. Konferenzen, Messen, Musik- und Sportveranstaltungen wird es immer wichtiger, das Thema Nachhaltigkeit in den Fokus zu nehmen. Dabei stellen sich beispielsweise folgende Fragen:
- Wie kann ich das Thema Nachhaltigkeit nutzbringend einbringen in die Vorbereitung und Planung von Events ?
- Wie kann ich die Customer Journey mit Nachhaltigkeitsthemen anreichern und damit einen umfassenderen Kosten/Nutzen-Vergleich für eine Event-Teilnahme ermöglichen?
- Welchen ökologischen Fußabdruck (u.a. CO2) wird die Veranstaltung erzeugen?
- Wie kann man ihn minimal halten und trotzdem eine attraktive Veranstaltung auf die Beine stellen?
- Wie kann man für die Aspekte gezielt KI-Verfahren einsetzen?
Bei der KI-Challenge „Smart Eco-Events“ wurden die wesentlichen Stakeholder:innen der Event-Branche aus der Region aufgefordert, ihre diesbezüglichen Anforderungen, Datenangebote und (KI-basierte) Lösungsideen vorzustellen und gemeinsam in konkrete Projektideen zu überführen. Damit erfolgte ein Denkanstoß für nachgelagerte KI-Projekte.
Unsere Themenstränge
Der Workshop ist gegliedert in die vier Themenstränge Mobilität, Lokalität, (Lieferketten-) Materialmanagement und Veranstaltungsplattform.
Entdecken Sie nun die Projekt-Exposés aus den einzelnen Themensträngen und lassen Sie sich von den vielfältigen Ansätzen inspirieren.
Themenstrang #1 - Mobilität
Für die Gesamtbewertung der Nachhaltigkeit eines Events spielen die Beiträge der Mobilität eine entscheidende Rolle.
Wie kommen die Teilnehmer:innen zum Veranstaltungsort und wieder zurück?
Die Region Karlsruhe ist ein Vorreiter in der Verknüpfung von lokalen und regionalen ÖPNV-Diensten. Das Wissen über die Mobilitätsbedarfe der Teilnehmer:innen könnte den Veranstalter:innen helfen, diese Angebote um innovative, event-spezifische und situative Mobilitätsdienste zu erweitern mit einem Fokus auf Nachhaltigkeit, Komfort, Verlässlichkeit und Personalisierbarkeit.
Themenstrangleitung: Dr. Uwe Zeltmann (Fraunhofer IOSB)
MoveInsight – Künstliche Intelligenz für Nachhaltige Tourismusmobilität in Karlsruhe
ENTWICKLUNG
Projektziel
Dashboard zur Analyse touristischer Mobilität, Erkenntnisse zur Verkehrslenkung, Angebotsoptimierung und Nachhaltigkeitsbewertung
ENTWICKLUNG
KI-System und Daten
Subsystem zur Clusteranalyse und Mustererkennung in Bewegungsdaten, Verarbeitung über Cloud-Dashboard
Wertversprechen
Nachhaltige Tourismusplanung, datenbasiertes Verkehrsmanagement, fundierte Entscheidungsgrundlage für Stadtmarketing
BETRIEB
Geschäftsmodell
Nutzung in Destinationsmarketing und Verkehrsplanung, Finanzierung durch Landesförderung und Eigenanteil
BETRIEB
Ressourcen und Partner
KTG Karlsruhe Tourismus GmbH, raumobil GmbH, Fraunhofer IOSB, KVV, Nextbike, Deutsche Bahn, IT-Partner für Datenintegration, IT-Amt Karlsruhe, Karlsruhe digital
Karlsruhe ist ein bedeutendes Ziel für Freizeit- und Geschäftstourismus in Baden-Württemberg. Jährlich besuchen zahlreiche Gäste die Stadt, nutzen unterschiedliche Verkehrsmittel und verteilen sich auf verschiedene touristische Attraktionen. Dabei entstehen für die Stadtverwaltung, den Verkehrsverbund sowie das Tourismusmarketing zunehmend Herausforderungen: Engpässe in der Infrastruktur, mangelnde Übersicht über Anreiseverhalten sowie ungenutzte Potenziale zur Förderung nachhaltiger Mobilität. Bisher fehlt eine belastbare, datengestützte Grundlage, um Besucherströme gezielt zu analysieren, zu steuern und in die nachhaltige Stadtentwicklung einzubinden.
Das Projekt MoveInsight zielt darauf ab, ein KI-gestütztes Analyse- und Prognosesystem zu entwickeln, das anonymisierte Mobilitätsdaten aus verschiedenen Quellen zusammenführt und auswertet. Dabei sollen Daten aus ÖPNV-Systemen, Buchungsportalen, WLAN- oder GPS-Bewegungsdaten genutzt werden, um ein umfassendes Bild des touristischen Mobilitätsverhaltens zu erhalten. Mittels KI-Verfahren wie Clusteranalyse, Zeitreihenprognosen und Mustererkennung werden typische Anreiseverläufe, stark frequentierte Orte sowie wiederkehrende Belastungszeiten identifiziert.
Ergänzt wird das System durch ein interaktives Dashboard, das den beteiligten Akteur:innen – darunter Stadtplanung, Verkehrsunternehmen und Tourismusakteur:innen – leicht verständliche Handlungsempfehlungen liefert.
Ziel ist es, sowohl die Besucherlenkung als auch die Verkehrsplanung datenbasiert und vorausschauend zu gestalten. Gleichzeitig sollen nachhaltige Anreisemöglichkeiten – wie ÖPNV, Fahrrad oder Sharing-Angebote – gestärkt und gezielt beworben werden.
Durch diese datengetriebene Grundlage entsteht ein wertvoller Baustein für eine zukunftsfähige, klimafreundliche Tourismusstrategie der Stadt Karlsruhe. Geplant ist ein interdisziplinäres Konsortium bestehend aus der KTG Karlsruhe Tourismus GmbH, der Stadtverwaltung, dem KVV sowie Partner:innen aus Forschung und IT. Das Projekt soll innerhalb von 18 bis 24 Monaten umgesetzt werden und bietet ideale Voraussetzungen für eine Förderung im Rahmen von Programmen wie mFUND, BW-eMobil oder Smart City Modellprojekte. Das geschätzte Projektvolumen liegt bei 150.000 bis 200.000 Euro.
GreenStage – Nachhaltige Anreise durch Gamification im Theaterbesuch
ENTWICKLUNG
Projektziel
Nachhaltigkeits-Gamification direkt bei Veranstaltungen, Belohnungssystem für umweltfreundliche Anreise, CO₂-Rechner für Besucher
ENTWICKLUNG
KI-System und Daten
Subsystem für Mobilitätsklassifikation, Anbindung an Reward-/Gamification-Engine
Wertversprechen
Nachhaltige Mobilität wird spielerisch belohnt, CO₂-Fußabdruck reduzieren mit Spaßfaktor
BETRIEB
Geschäftsmodell
Nutzung in Theater-App oder Website, Finanzierung durch Projektmittel und Drittmittel
BETRIEB
Ressourcen und Partner
Badisches Staatstheater Karlsruhe, raumobil GmbH, Fraunhofer IOSB, Theatertechnik, App-Entwickler, Verkehrsverbund
Träger, Stadt, Nachhaltigkeitsbeauftragte, evtl. Hochschule (Fachbereich Medieninformatik/KI)
Kultureinrichtungen wie das Staatstheater Karlsruhe ziehen täglich hunderte Besucher:innen an. Der überwiegende Teil dieser Anreisen erfolgt derzeit noch mit dem Auto – oft aus Komfortgründen oder mangels bewusster Alternativen. Dabei entstehen nicht nur verkehrliche Belastungen im städtischen Umfeld, sondern auch erhebliche Emissionen.
Gleichzeitig steigt das Interesse vieler Kulturbesucher:innen an nachhaltigen Angeboten – es fehlt jedoch oft ein niedrigschwelliger, motivierender Impuls, um klimafreundlichere Anreiseoptionen auch tatsächlich zu nutzen.
Das Projekt GreenStage adressiert dieses Problem mit einem innovativen, KI-gestützten Gamification-Ansatz: Besucher:innen werden spielerisch dazu motiviert, umweltfreundlich zum Theater zu kommen – etwa mit dem Fahrrad, zu Fuß oder per ÖPNV – und erhalten dafür sichtbare Belohnungen. Herzstück des Projekts ist ein digitales Anreizsystem, das in die bestehende Theater-App oder Website integriert wird. Dort registrieren sich Besucher:innen freiwillig, geben ihre Anreiseart an oder lassen diese durch Standortdaten automatisch erkennen, und erhalten im Gegenzug Punkte, Statusabzeichen oder kleine Belohnungen wie Getränkegutscheine, exklusive Inhalte oder Rabatte.
Ergänzt wird dies durch einen CO₂-Rechner, der die Wirkung der eigenen Anreiseentscheidung im Vergleich zur Gesamtgemeinschaft visualisiert.
Künstliche Intelligenz wird dabei eingesetzt, um das Verhalten der Nutzer:innen intelligent zu klassifizieren, personalisierte Vorschläge für nachhaltige Routen zu unterbreiten und die Interaktion über Gamification-Elemente dynamisch zu optimieren.
Ziel ist es, mit möglichst geringem technischem Aufwand eine hohe Wirkung zu erzielen – sowohl auf das Mobilitätsverhalten als auch auf das Bewusstsein der Theaterbesucher:innen. Zusätzlich liefert das System aggregierte, DSGVO-konforme Daten, die dem Theater helfen, das Mobilitätsprofil seines Publikums besser zu verstehen und zukünftige Maßnahmen gezielt zu planen.
MoveSmart Event – KI-gestützte Besucherlenkung für Großveranstaltungen
ENTWICKLUNG
Projektziel
Vorhersage und Echtzeitsteuerung von An- und Abreise, Optimierung von Shuttle/Verkehr, Steigerung der Sicherheit und Reduzierung von CO₂
ENTWICKLUNG
KI-System und Daten
Prognosemodell, Shuttle-/Verkehrssteuerung, Besucher-Navigation
Wertversprechen
Sicherer, stressfreier Festivalbesuch, nachhaltige, gesteuerte Anreise, Live-Feedback für Veranstalter und Verkehrsdienste
BETRIEB
Geschäftsmodell
Nutzung bei verschiedenen Arten von Veranstaltungen, Finanzierung durch Fördermittel und Sponsoringoptionen
BETRIEB
Ressourcen und Partner
raumobil GmbH, Fraunhofer IOSB, Veranstalter DAS FEST, Stadt Karlsruhe, KVV, Polizei/Sicherheitsdienste, IT-Partner, Fachkräfte für KI-Modellierung & Eventlogistik
Großveranstaltungen wie DAS FEST in Karlsruhe ziehen zehntausende Besucher:innen an – mit erheblichen Auswirkungen auf Verkehrsfluss, Sicherheit und Umwelt. In Stoßzeiten kommt es regelmäßig zu überfüllten Zügen, langen Staus, überlasteten Parkplätzen und gefährlichen Engstellen auf dem Veranstaltungsgelände. Insbesondere bei Open-Air-Veranstaltungen ohne eigene Event-App fehlt es bislang an digitalen Steuerungsmöglichkeiten, um auf diese Belastungen flexibel und präventiv zu reagieren.
Das Projekt MoveSmart Event adressiert diese Herausforderungen mit einem modular aufgebauten, KI-gestützten Besucherlenkungssystem. Ziel ist es, mithilfe intelligenter Vorhersagemodelle und Echtzeit-Analysen sowohl die Anreiseverteilung als auch die Besucherbewegung auf dem Gelände vorausschauend zu steuern.
Kern des Projekts ist ein dreistufiges System: Erstens werden auf Basis von Ticketdaten, Wettervorhersage und historischen Besucherzahlen die Anreisepeaks prognostiziert. Zweitens analysiert ein KI-Modul die tatsächlichen Bewegungsströme während des Events – über anonymisierte Standortdaten, WLAN-Zugriffe oder freiwillige Mobilfreigaben – und generiert laufend Empfehlungen zur Verkehrs- und Besucherführung. Drittens werden diese Informationen sowohl an die Veranstaltungsorganisation (z. B. Sicherheit, Shuttleplanung) als auch direkt an Besucher:innen über Web-App oder QR-basierte Hinweise ausgespielt.
Das Projekt unterscheidet dabei gezielt zwischen städtischen und ländlichen Veranstaltungsorten, da sich die Anforderungen an Verkehrssteuerung, ÖPNV-Verfügbarkeit und Datengrundlagen deutlich unterscheiden. Die Lösung ist daher flexibel einsetzbar – etwa für Festivals, Fußballspiele, Messen oder Stadtfeste – und ermöglicht eine datengetriebene Entzerrung von Verkehr und Menschenmengen. Veranstalter:innen erhalten zugleich ein Echtzeit-Dashboard zur Steuerung und Nachbereitung.
Themenstrang #2 - Lokalität
Die Region Karlsruhe besitzt zahlreiche Veranstaltungsorte für Events unterschiedlichster Art und Größe. Die Palette reicht von Kulturereignissen (z.B. Schlossfestspiele Ettlingen), über größere Musik-Events (u.a. DAS FEST, SWR3 NewPop Festival) bis hin zur Durchführung sehr großer Sportveranstaltungen (z.B. Planung der World Games 2029). Wie kann die Nachhaltigkeit dieser Event-Orte bewertet und verbessert werden? Welche Aspekte (z.B. Energieeffizienz, Inklusion) sind hier besonders relevant? Welche Optimierungen sind durch den gezielten Einsatz von KI möglich?
Themenstrangleitung: Dr. Andreas Wunsch (Fraunhofer IOSB)
StageEnergy – Energiemanagement für Event Venues
ENTWICKLUNG
Projektziel
Entwicklung eines Energiemanagementsystems für die speziellen Anforderungen von Event-Venues. Intelligente Steuerung soll zu Energie- und Kosteneinsparungen führen und den Veranstalter oder Venue-Inhaber bei der Erreichung von Nachhaltigkeitszielen unterstützen.
ENTWICKLUNG
KI-System und Daten
Analyse von Echtzeitdaten durch maschinelles Lernen zur Vorhersage und Optimierung des Energieverbrauchs:
Prognose von Energiebedarf und Energieangebot
Optimierter Einsatz von TGA und Speichertechnologie
Predictive Maintenance + Monitoring
Wertversprechen
Kostensenkung durch intelligente Steuerung zur Nutzung volatiler Energiequellen oder direkte Einsparung von Energie
Komfortgewinn für Besucher (Temperatur, Lärm durch Lüftung, etc.)
Umsatzsteigerung durch Vermarktung des Nachhaltigkeitsaspekts
BETRIEB
Geschäftsmodell
Kostenreduktion und ggf. Umsatzsteigerung für den Betreiber
Vertrieb der Lösung für andere Venues durch den/die Entwickler
Wartung und Pflege der Software durch den Entwickler
BETRIEB
Ressourcen und Partner
Technologielieferant (EMS-Entwickler, Optimierungsanbieter)
Verwalter/Eigentümer der Lokation
Energieberater, ggf. mit Spezialisierung auf große Liegenschaften
Planer und Ausführer bei baulichen Anpassungen
Geschultes Personal vor Ort
StageEnergy adressiert den hohen Energiebedarf und die komplexen Anforderungen an Nachhaltigkeit in Event-Lokalitäten. Durch KI-gestützte Prognosen und Optimierung von Heizung, Kühlung und Lüftung auf Basis von Echtzeit-Gebäudedaten, Belegunginformationen und Wetterdaten wird der Energieeinsatz gezielt prädiktiv gesteuert.
Das System integriert Sensorik und Aktorik mit bestehenden Gebäudetechnikanlagen, sodass der Verbrauch flexibel an Besucherzahlen und Veranstaltungsphasen und die Verfügbarkeit erneuerbarer Energiequellen angepasst werden kann. So werden Kosten und CO₂-Emissionen signifikant gesenkt, ohne Komforteinbußen für Gäste oder Betreiber:innen. Die Lösung ist speziell für die Anforderungen von Veranstaltungsorten konzipiert.
Das modulare Konzept von StageEnergy erlaubt die Übertragbarkeit auf verschiedene Venues und Event-Typen. Perspektivisch unterstützt das System die Erfüllung von Klimaneutralitäts- und ESG-Zielen und kann als regionales Best-Practice für nachhaltiges Energiemanagement in der Eventbranche dienen.
SmartCrowd – Optimierter Ressourceneinsatz bei (Lauf-)Veranstaltungen
ENTWICKLUNG
Projektziel
Entwicklung einer Planungssoftware für den optimierten Einsatz von Ressourcen bei (Lauf-)Veranstaltungen. Dies beinhaltet sowohl die strategische Platzierung von Infrastruktur als auch die klare Lenkung von Teilnehmern und Besuchern. Ziel ist es, z. B. durch Besuchertracking, Planungs- und Lagebildsoftware die Herausforderungen der Müll- und Sanitärentsorgung, Barrierefreiheit und Raum- sowie Streckenplanung zu bewältigen.
ENTWICKLUNG
KI-System und Daten
Optimierungsverfahren in der Planung
Datenplattform
Planungsapp
Event Detection im Lagebild
Crowd-Tracking-System
Wertversprechen
Gezielter Einsatz meist knapper Ressourcen verbunden mit Kostensenkungen (nur da wo nötig, dort aber ausreichend)
Komfortgewinn für Besucher/Teilnehmer (Sanitäreinrichtungen, Müll etc.)
Professionalisierung und Unterstützung ehrenamtlicher Vereinsarbeit
Gesteigerte Nachhaltigkeit durch Vermeidung unnötigen Ressourceneinsatzes
BETRIEB
Geschäftsmodell
Gebühren für den Einsatz der Planungssoftware (Geschäftsmodell Software-as-a-Service)
Vermietung von notwendiger Hardware, z. B. Kamerasystem, analog zum bisherigen Vorgehen, dass bei Sportveranstaltungen die Zeitnahmetechnik gemietet wird.
BETRIEB
Ressourcen und Partner
Veranstalter
Geschultes Personal vor Ort
Technologielieferant (sowohl Software als auch Hardware)
Veranstaltungsteilnehmer
Software/App Entwickler
Sicherheitsbehörden, Ämter, Genehmigungsbehörden
Kommunale Partner (ÖPNV)
Sponsoren
SmartCrowd skizziert eine Lösung für die komplexe Herausforderung, Personal- und Materialressourcen bei (Lauf-) Veranstaltungen effizient und nachhaltig einzusetzen. Durch KI-gestützte Planungssoftware und Crowd-Tracking werden Infrastruktur wie Müll- und Sanitärstationen strategisch platziert, Barrierefreiheit berücksichtigt und Besucher- sowie Teilnehmerströme gezielt gelenkt.
Das System integriert hierbei verschiedenste Datenquellen (Sensoren, Apps, Kameras, Wetter, ÖPNV) und ermöglicht eine optimierte Raum- und (Lauf-) Streckenplanung. Damit lassen sich Kosten senken, der Ressourceneinsatz minimieren und die Nachhaltigkeit erhöhen – bei gleichzeitigem Komfortgewinn für Teilnehmer:innen und Professionalisierung der oftmals ehrenamtlichen Organisation.
SmartCrowd kann als Software-as-a-Service-Modell verbreitet und auf verschiedene Eventformate übertragen werden. Perspektivisch unterstützt die Lösung nicht nur nachhaltige Großveranstaltungen, sondern auch kleinere Events. Die Anbindung externer Datenquellen und kontinuierliche KI-Weiterentwicklung eröffnen weiteres Potenzial für Effizienz, Sicherheit und Inklusion.
Themenstrang #3 - (Lieferketten-) Materialmanagement
Die Beschaffung und Entsorgung von Materialien, von Bühnen- und Tribünenaufbauten bis hin zum Catering, ist ein weiterer wesentlicher Baustein bei der Betrachtung von Smart Eco-Events. Wo kommen die Materialien unter Betrachtung der kompletten Lieferkette? Können Materialien regional beschafft, gelagert und wiederverwendet werden im Sinne einer regionalen Kreislaufwirtschaft? Kann durch gezieltes Event-Datenmanagement der Materialbedarf und das Abfallaufkommen für bestimmte Event-Typen „gelernt“ und damit besser prognostiziert und optimiert werden?
Themenstrangleitung: Dr. Nadia Burkart (Fraunhofer IOSB)
EcoPur € – KI-gestützte Entscheidungshilfe für nachhaltige Beschaffungsprozesse
ENTWICKLUNG
Projektziel
KI-unterstützte Entscheidungshilfe bei der Beschaffung
Ökonomische und ökologische Kriterien
Analyse und Bewertung von Beschaffungsoptionen mittels KI
Unterstützung bei der Lieferantenauswahl durch algorithmische Vorschläge
Visualisierung von Beschaffungsalternativen und deren Auswirkungen
ENTWICKLUNG
KI-System und Daten
Produktinformationen und Preislisten
CO₂-Fußabdruck
Ökologischer Fußabdruck
Produktherkunft
Transparenz entlang der Lieferkette
KI-gestützte Vorschläge basierend auf Nutzerpräferenzen
Möglichkeit zur Gewichtung von Kriterien durch die Nutzer
Wertversprechen
Verringerung Zeitaufwand
Sicherheit und Transparenz
Systematischer Ansatz
Messbarkeit des Erfolgs
Image
Vertrauensgewinn
Erreichung von Nachhaltigkeitszielen
Einheitliches Bewertungsframework für alle Produkte
Konsistenz in der Beschaffung über Standorte hinweg
Beitrag zur Erfüllung gesetzlicher und freiwilliger Nachhaltigkeitsstandards
BETRIEB
Geschäftsmodell
Plattformunabhängiger Zugriff über Browser
Keine lokale Installation erforderlich
Einfache Integration in bestehende IT-Infrastruktur
Webanwendung
SaaS
Open Source
Unterschiedliche Lizenzmodelle
BETRIEB
Ressourcen und Partner
Kunden (Unternehmen mit nachhaltiger Beschaffungsstrategie)
Software-Hersteller (Anbieter von ERP-, SCM- oder Einkaufssystemen)
Infrastruktur-Bereitsteller (Anbieter für Datenintegration und Hosting)
Produktanbieter (Hersteller nachhaltiger Produkte und Materialien)
EcoPur € ist eine konzeptionelle App-Lösung, die auf die systematische Unterstützung nachhaltiger Beschaffungsentscheidungen in Unternehmen abzielt. Basierend auf Methoden der Künstlichen Intelligenz werden vielfältige Datenquellen – darunter Produktinformationen, Preisdaten, CO₂- und ökologische Fußabdrücke sowie Herkunftsinformationen – integriert, analysiert und in einem standardisierten Bewertungsframework aufbereitet.
Die Anwendung verfolgt das Ziel, ökonomische und ökologische Kriterien in einem einheitlichen, transparenten Entscheidungsprozess zu verknüpfen. Nutzer:innen können die Gewichtung der einzelnen Kriterien individuell anpassen, wodurch eine bedarfsgerechte Priorisierung (z. B. Preis, Emissionswerte, Lieferkettentransparenz) möglich wird. Die Ergebnisse werden in Form algorithmisch generierter Handlungsempfehlungen und interaktiver Visualisierungen bereitgestellt, um die Auswirkungen alternativer Beschaffungsoptionen nachvollziehbar darzustellen.
Der konzipierte Lösungsansatz umfasst eine plattformunabhängige SaaS-Architektur mit Open-Source-Komponenten, die eine Integration in bestehende ERP-, SCM- und Einkaufssysteme ermöglicht. Dies gewährleistet eine hohe Skalierbarkeit, reduziert Implementierungsbarrieren und unterstützt Unternehmen bei der Erreichung gesetzlicher sowie freiwilliger Nachhaltigkeitsziele.
Mit EcoPur€ wird ein datengetriebener, reproduzierbarer und objektivierbarer Auswahlprozess geschaffen, der sowohl die Effizienz als auch die Nachhaltigkeit von Beschaffungsentscheidungen signifikant steigern kann.
Themenstrang #4 - Smarte Event-Plattform
Die Planung, Durchführung und Nachbereitung von Events beinhaltet viele wiederkehrende Aktivitäten, die durch den Einsatz von IT-Systemen unterstützt werden. Für ein Monitoring und eine Optimierung von Nachhaltigkeitsaspekten bedarf es der Erfassung umfangreicher Datensätze zu Mobilität, Lokalität und Materialmanagement aus vergangenen Events, klassifiziert nach Event-Typen und nutzbringend sowohl für Teilnehmer:innen als auch für die Veranstalter:innen. Wie sollte eine Smarte Event-Plattform aussehen, damit darauf aufbauend KI-Verfahren entwickelt werden können, die sowohl die Customer Journey als auch die Event-Planung entscheidend unterstützen können?
Themenstrangleitung: Dr. Thomas Usländer (Fraunhofer IOSB)
29/07/2025
EventOrga
ENTWICKLUNG
Projektziel
Planungs- und Organisationsinstrument für Events mit Fokus auf Nachhaltigkeit (NH)
verschiedene Phasen, Zielgruppen und Bedürfnisse
Ausprägung je nach Veranstaltungsart
Lernen aus Praxisbeispielen mit NH-Maßnahmen
ENTWICKLUNG
KI-System und Daten
KI-System = RAG für NH-Event-Planung
Anbindung verschiedener LLMs
Schnittstelle zu bestehenden Event-Planungs-Werkzeugen
Schnittstelle zu Kontext und Begleitdaten
Daten vergangener Events und NH-Maßnahmen
Wertversprechen
Individualisierte Event-Planung mit NH-Fokus
co-pilot Funktion
aktuelle Infos
Berichtswesen
Förderempfehlungen
Zertifizierung (z.B. GreenEvent BW)
Abgleich mit„best practices“-Events
lessons learnt
Kollaboratives Planen
Integrierbarkeit mit bestehender Event-Planungs-Software
DSGVO-konformes Datenmanagement
BETRIEB
Geschäftsmodell
Kostenkategorien
- Entwicklung
Weiterentwicklung
Betrieb / Hosting
Administration
Lizenzen
Einnahmen
Kostenpflichtiges Lizenzmodell
Sponsoring
Kombination mit Event-Dienstleistung (inkl. Werbung?)
BETRIEB
Ressourcen und Partner
Partner
Plattformbetreiber
Entwickler
NH-Zertifizierer
Betreiber des Veranstaltungsortes
HPC-Betreiber
Zeitplanung:
Stufenweise, agile Entwicklung
Prototyp nach 6 Monaten
MVP nach 1–2 Jahren (je nach Funktionalität)
Mit der „EventOrga“ App wurde ein Denkanstoß für ein Event-Planungsinstrument erarbeitet, das unterschiedliche Phasen in der Event-Durchführung, Zielgruppen und Bedürfnisse (z.B. je nach Veranstaltungsart) abdecken soll mit einem Fokus auf Nachhaltigkeitsaspekten. Dabei sollen verschiedene Rollen und Sichten (u.a. Organisator:innen, Dienstleister:innen, aktive Teilnehmer:innen, Besucher:innen, Betroffene) abgedeckt und eingenommen werden können.
Die Herausforderungen liegen in dem dafür notwendigen Aufbau eines
Katalogs von Datenbeständen zur Lokalität, z.B. zu Services, Ausstattungen (Was ist wo und in welcher Qualität, Quantität und wann verfügbar?) und den Mobilitätsangeboten. Es wurde betont, dass die Daten beim Datenanbieter:in verbleiben sollen und für andere Veranstalter:innen nur nach definierten Regeln im Sinne eines einheitlichen Event-Datenraums bereitgestellt werden sollen.
Darauf aufbauend sollen KI-Verfahren für die Event- und Ressourcenplanung eingesetzt werden, insbesondere, um verschiedene Varianten in Bezug auf Nachhaltigkeitsaspekte bewerten zu können.
Wünschenswert wäre zudem, die Event-Planungsdaten für die Event-Gewinnung und für die Erstellung eines ESG-Berichts nach der Event-Durchführung nutzen zu können.
29/07/2025
Best-fit Event
ENTWICKLUNG
Projektziel
Best-fit Event App-Entwicklung:
Unterstützung bei der Customer Journey (bereits vor dem Event)
Kosten/Nutzen-Verhältnis für Teilnahme abschätzen
Nachhaltigkeitsaspekte (z. B. Mobilität, Energieangebot) berücksichtigen (optional)
Barrierefreiheit gewährleisten bzgl. Sprache, Kultur, Beeinträchtigungen
User Matching unterstützen
Gamification-Einsatz zur User Experience (optional)
ENTWICKLUNG
KI-System und Daten
HPC-Umgebung (GPU-Cluster)
Semantisches Model (embedding model)
Datenmanagement zu:
Personen, Auslastung Lokalität (u. a. kamerabasiert)
Interaktionen zwischen TN
Ausstellern
Interessen/Angebote, Werbung
Wertversprechen
Für Teilnehmende:
Vorschläge für passende Events
Matchen mit anderen TN/Interessenten
Wege und Navigation optimieren
Customer Journey abbilden (davor, während, danach)
Spontane Meet-ups ermöglichen (dynamisch)
Mehr und leichter Leads erzeugen
Infos zu TN als Download
Für Veranstalter/Dienstleister:
Tracken von Interessen; stattgefundene Matches
Zusätzliche Upselling-Möglichkeiten eröffnen
Basis für Weiterentwicklung des Events
1 Event-App elementar
Kontakt „Veredelung“
Basis für Nudging zur Nachhaltigkeit
BETRIEB
Geschäftsmodell
Plattform-Ökonomie Ansatz
Pay per successful use (d. h. pro Lead)
Veranstalter bietet App-Nutzung und finanziert
Kombination
BETRIEB
Ressourcen und Partner
Veranstalter
IT-Systembetreiber
LinkedIn
Entwicklungspartner
Systemintegrator
Ticket-/Registrierungspartner
Die „Best-fit Event“ Projektidee soll den Kunden, also den potentiellen und angemeldeten Event-Teilnehmer:innen, in seiner kompletten Customer Journey unterstützen.
Diese beginnt also bereits vor dem Event mit der Frage, welche Veranstaltungen es zu einem definierten Thema passend zu den Interessen des Kunden gibt und vorgeschlagen werden. Dabei wird großer Wert gelegt auf das Kosten/Nutzen-Verhältnis einer Event-Teilnahme, auch unter Einbezug der Nachhaltigkeitsaspekte zum Ressourceneinsatz (Zeit, Kosten, Energie, Mobilität, CO2,…). Zudem sollen Inklusionskriterien in Bezug auf Sprache, Kultur und Beeinträchtigungen Berücksichtigung finden.
Während des Events soll „Best-fit Event“ den Teilnehmer:innen dynamisch und in Abhängigkeit von raum- und zeitbezogenen Angeboten Vorschläge machen für spontane Treffen, um mehr und leichter Leads zu erzeugen und damit auch den Nutzen der Vorortteilnahme zu erhöhen. Damit ergibt sich auch für die Veranstalter:innen die Möglichkeit, upselling-Angebote zu erarbeiten, z.B. Kontakte und Event-Angebote zu „veredeln“.
Ein Projektkonsortium zur Realisierung von „Best-fit Event“ benötigt neben der Veranstalter:innen als Anwendungspartner:innen auch IT-Systementwickler und -integratoren, sowie Ticket- und Registrierungspartner:innen. Eine direkte Schnittstelle zu Social Media-Plattformen wäre denkbar.
Werden Sie Teil unseres Netzwerks!
Das Community Management der KI-Allianz Baden-Württemberg verbindet gezielt Wirtschaft, Wissenschaft und Politik in den Regionen, um den Wissensaustausch und die Anwendung von KI-Technologien zu fördern. Das Community Managment der KI-Allianz ist auch in der Region Karlsruhe vertreten.
Ein Ergebnis oder ganzer Themenstrang interessiert Sie und Sie möchten mehr erfahren oder mitwirken?
Dann wenden Sie sich an unser Community Management für die Region Karlsruhe:
Akiza Hagami
akiza.hagami.neb@ki-allianz.de
Impressionen und Stimmen von "Smart Eco-Events"
Wir sind alle aufeinander angewiesen.
Das Tolle an der KI (Künstliche Intelligenz) ist, dass ich viele Aspekte zusammenbringen kann.
Wie kann KI uns helfen, die richtigen Fragen zu stellen?
Besonders an diesem Workshop-Format ist, dass die Anbieter keine Lösungen erarbeiten, die anschließend Anwendern angeboten werden können, sondern Anwender selbst direkt an der Konzipierung beteiligt sind.
Unser Plan ging auf. Die Teilnehmer:innen waren inspiriert von der Auftaktveranstaltung und es mangelte an Zeit, nicht an Ideen.