Projektassistenz - 100% (m/w/d)

Überregional

Wofür wir stehen

Die KI-Allianz Baden-Württemberg arbeitet an einem der dynamischsten Felder unserer Zeit: der verantwortungsvollen und zugleich mutigen Gestaltung von Künstlicher Intelligenz. Als Genossenschaft arbeiten wir an der Schnittstelle von Wirtschaft, Wissenschaft und öffentlicher Hand – mit dem Ziel, Unternehmen sowie öffentliche Einrichtungen beim verantwortungsvollen und wirkungsvollen Einsatz von KI zu unterstützen.

Mit unseren regionalen Partnern, einer wachsenden Community sowie tiefem fachlichen Verständnis für KI-Technologien bauen wir Strukturen auf, die Orientierung geben, Qualität sichern und Innovation beschleunigen. Dabei geht es um konkrete Wirkung – insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen, Kommunen und regionale Netzwerke.

Um diese Arbeit weiter auszubauen, suchen wir eine Projektassistenz (100%), die organisatorische Abläufe im Hintergrund zuverlässig steuert, bei der Koordination von Projekten hilft und der operativen Projektdurchführung wirkungsvoll unterstützt.

Deine Aufgaben

Administrative Unterstützung

Du unterstützt das Projektteam und die Projektleitung bei allen administrativen Aufgaben, einschließlich der Terminplanung, Organisation von Meetings und der Pflege von Projektunterlagen. Du unterstützt bei Veranstaltungen, Workshops und Präsentationen durch Vorbereitung, Logistik und strukturierte Nacharbeit.

Kommunikationsmanagement

Du bist die zentrale Ansprechperson für die interne und externe Projektkommunikation, verfasst E-Mails, Protokolle und Berichte und stellst einen reibungslosen Informationsfluss sicher. Du koordinierst interne Abstimmungen zwischen Teammitgliedern, Partnern und externen Organisationen.

Dokumentenmanagement

Du bist verantwortlich für die Erstellung, Verwaltung und Archivierung aller projektrelevanten Dokumente und stellst sicher, dass diese stets aktuell und zugänglich sind.

Termin- und Aufgabenverfolgung

Du überwachst Projektzeitpläne, verfolgst den Fortschritt von Aufgaben und erinnerst an Fristen, um die Einhaltung der Projektziele zu gewährleisten.

Datenpflege und Reporting

Du pflegst projektrelevante Daten in Systemen, erstellst regelmäßige Statusberichte und bereiten Präsentationen für Stakeholder vor.

Was du mitbringen solltest

Fachliche Voraussetzungen

Eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsnahe Ausbildung oder Bachelorstudium z.B. in den Bereichen Wirtschaftswissenschaften, Sozial- /Kommunikationswissenschaften oder einem verwandten Studiengang – oder relevante Berufserfahrung als Assistenz, im Backoffice oder im Projektumfeld.
Souveräner Umgang mit Microsoft Office sowie gängigen Kollaborationstools (z. B. Teams, SharePoint) und die Bereitschaft, sich in neue Tools einzuarbeiten.
Sehr gute schriftliche Ausdrucksfähigkeit und ein sicherer Umgang mit geschäftlicher Kommunikation.
Vorteilhaft: Erfahrung im Umfeld von Forschung, Technologie,
Innovationsprojekten oder öffentlichen Förderstrukturen.

Arbeitsweise & Persönlichkeit

Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und mit hohem Qualitätsanspruch.
Du behältst auch bei vielen parallelen Aufgaben den Überblick, bist flexibel und setzt klare Prioritäten.
Du kommunizierst klar, freundlich und verbindlich – nach innen wie nach außen.
Du bringst Eigeninitiative mit, erkennst früh organisatorische Bedarfe und handelst proaktiv.
Du hast Freude an Organisation, Koordination und daran, Abläufe weiterzuentwickeln.

Wir bieten

Eine vielseitige Aufgabe mit viel Gestaltungsspielraum im organisatorischen und koordinativen Bereich.
Vergütung nach TV-L (E9/E10, abhängig vom Profil), vorerst befristet bis Ende 2026; eine Verlängerung wird nachdrücklich angestrebt.
Flexible Vertrauensarbeitszeit, die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten sowie ein Deutschlandticket.
Ein Arbeitsumfeld an der Schnittstelle zwischen Technologie, Mittelstand, Forschung und Landespolitik.

Wir suchen Dich!

Bitte sende deine Bewerbung (Lebenslauf, kurzes Motivationsschreiben, relevante Nachweise) bis 04.01.2026 per E-Mail an:

bewerbung@ki-allianz.de.
Betreff: Projektassistenz

Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen.

Falls du dir nicht sicher bist, ob dein Profil vollständig passt: Bewirb dich gerne dennoch. Entscheidend sind Zuverlässigkeit, Flexibilität, Lernbereitschaft und der Wille, diese Rolle mitzugestalten.